Datenschutz

Mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sollen personenbezogene Daten besser geschützt, ein europaweit einheitliches Schutzniveau gewährleistet und Rechtssicherheit geschaffen werden. Auch die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) muss diese Vorgaben erfüllen.

Worum geht es?

Zentraler Bestandteil des Gesetzes sind Dokumentations- und Rechenschaftspflichten. Alle Beschäftigten, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen diese Grundsätze beachten. Beispielsweise müssen Betroffene schon bei der Datenerhebung darüber informiert werden, wie diese verarbeitet werden und welche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Verarbeitungstätigkeiten müssen in einem entsprechenden Verzeichnis dokumentiert werden.

Was wurde bisher gemacht?

PP&B und die FHI-Verwaltung bereiten die Umsetzung am Institut vor. Bereits angepasst wurden folgende Verfahren:

Bewerbungsverfahren
Zutrittskontrolle
Zeiterfassung
Gästehausverwaltung

Zudem wurde die Datenschutzerklärung auf der FHI-Website aktualisiert.

Weitere wichtige Hinweise

Bitte machen Sie sich mit den Anforderungen vertraut. Sollten Auskunftsersuchen bei Ihnen eingehen, informieren Sie umgehend die IT-Leitung bzw. den Datenschutzkoordinator. Geben Sie keine Auskünfte an Dritte ohne vorherige Rücksprache.

Textentwurf für die E-Mail-Signatur

Basis-Variante:

Das FHI verarbeitet, speichert und löscht Daten im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) / General Data Protection Regulation (GDPR) der Europäischen Union.

Erweiterte Variante:

Diese E-Mail (einschließlich aller Anhänge) ist vertraulich. Sie darf ausschließlich durch den rechtmäßigen Empfänger und Adressaten gelesen, kopiert oder genutzt werden. Sollten Sie diese E-Mail versehentlich erhalten haben, bitten wir, den Absender hiervon unverzüglich zu informieren und die Nachricht zu löschen. Jede unerlaubte Kopie, Nutzung oder Weitergabe des Inhalts dieser E-Mail ist unzulässig.

Datenschutzerklärung für Webseiten

PP&B hat eine Datenschutzerklärung für die zentral gepflegten Seiten und Dienste (wie Website, Wiki, E-Mail-Dienste, Mailman-Verteiler und Indico) erstellt. Betreiber eigener Webseiten oder Dienste (wie dezentrale WordPress-Instanzen einzelner Arbeitsgruppen) müssen eine individuelle Datenschutzerklärung einbinden. Hierzu kann ein Online-Generator verwendet werden, um die Erklärung an die installierten Plugins anzupassen.