PP&B betreibt das zentrale E-Mail-System des Fritz-Haber-Instituts. Dieses System setzt sich aus mehreren ausfallsicheren Servern zusammen, die rund um die Uhr in Betrieb sind.
Über den Link webmail gelangen Sie direkt zum Webmail-Interface (Roundcube) des Fritz-Haber-Instituts.
Zentraler Mailserver (SMTP)
Sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails laufen über den zentralen SMTP-Server des Instituts.
Mail-Relay und SMTP-Authentisierung:
Um Missbrauch durch SPAM zu verhindern (Open Relay), gelten für das Versenden von E-Mails folgende Sicherheitsrichtlinien:
- E-Mails an lokale FHI-Benutzer werden immer angenommen.
- Der E-Mail-Versand an externe Adressaten ist nur nach erfolgreicher Authentifizierung (SMTP-AUTH) zulässig.
Konfigurieren Sie Ihr Mail-Programm daher mit SMTP-Authentisierung unter Angabe von Benutzername und Passwort über eine gesicherte SSL-Verbindung (Port 465) auf dem Server mail.rz-berlin.mpg.de.
Port-Sperren umgehen:
Sollte Ihr Internet-Provider den SMTP-Standardport 25 blockieren, können Sie alternativ den Port 5959 (oder Port 80) verwenden.
Greylisting zur Spam-Abwehr:
Zur Reduzierung von Spam-Nachrichten nutzt der SMTP-Server Greylisting. Dabei wird beim ersten Zustellversuch einer unbekannten Kombination aus Absender, Empfänger und Absende-IP die Mail temporär abgewiesen (Fehler 4.7.1). Seriöse Mailserver wiederholen den Zustellversuch nach einigen Minuten (Standard ist nach 5 Minuten bis maximal 12 Stunden), woraufhin die Mail dauerhaft akzeptiert und die Kombination für 31 Tage freigeschaltet wird.
Zentraler Mailstore (IMAP)
Am FHI wird ausschließlich das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol) zum Abrufen und Verwalten von E-Mails unterstützt. Das veraltete POP-Protokoll wird nicht mehr unterstützt.
Vorteile von IMAP:
- Zentrale Lagerung: Alle E-Mails verbleiben auf dem Server. Sie greifen von beliebigen Rechnern aus auf denselben Stand zu.
- Selektives Herunterladen: Nur die Kopfzeilen werden sofort geladen. Der Inhalt wird erst beim Öffnen übertragen.
- Gemeinsame Ordner: Unterstützung von Shared Folders zur Teamkommunikation.
- Sicherheit & Backup: Das Cyrus-IMAP-System speichert E-Mails in einer indizierten Datenbank, was schnelle Backups ermöglicht.
Die Serveradresse für den Posteingang lautet: imap.rz-berlin.mpg.de (Port 993 mit SSL/TLS-Verschlüsselung).
Ordnerstruktur
Wichtiger Hinweis: Um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten, sollte der Ordner INBOX (Posteingang) möglichst klein gehalten werden. Verschieben Sie wichtige E-Mails in Unterordner. Bitte denken Sie daran, dass gelöschte Nachrichten erst endgültig vom Server entfernt werden, wenn Sie den Ordner Trash leeren (Aktion "Expunge").
Folgende Standardordner werden auf dem Server bereitgestellt:
Deutscher Name | Englischer Name |
|---|---|
Posteingang | Inbox |
Entwürfe | Drafts |
Gesendete Nachrichten | Sent |
Gelöschte Nachrichten | Trash |
Öffentliche Ordner (Shared Folders)
Das Cyrus-Mailsystem unterstützt Shared Folders. Damit können E-Mail-Verzeichnisse für bestimmte Gruppen oder Personen freigegeben werden. Diese eignen sich hervorragend als Ersatz für interne Mailinglisten zur Erleichterung der Kommunikation in Arbeitsgruppen.
Interne Mailinglisten
Interne Mailinglisten (z. B. alluser, cpuser) sind durch ein Anti-Spam-Skript geschützt: Beim Versand wird anhand der From:-Kopfzeile geprüft, ob der Absender selbst Mitglied der Liste ist. Ist das nicht der Fall, wird die Mail ohne Rückmeldung verworfen.
Achtung beim Weiterleiten: Wenn Sie eine von extern erhaltene E-Mail per Weiterleiten (Forward) an eine interne Mailingliste schicken, enthält die weitergeleitete Mail zwei From:-Zeilen. Das Skript erkennt dabei die erste (externe) Absenderadresse, hält diese für nicht listenberechtigt und verwirft die Mail. Löschen Sie in diesem Fall vor dem Weiterleiten das ursprüngliche From:-Feld der empfangenen Mail, oder hängen Sie die gesamte Mail stattdessen als Anhang an.
Import & Export von E-Mails
Die meisten E-Mail-Clients bieten Import-Funktionen für Standardformate wie das Unix-Mbox-Format. Für den Export von IMAP-Ordnern stellt unser Webmail-System eine einfache Download-Funktion im Menü "Ordner" bereit, mit der jeder Ordner direkt als Mbox-Datei lokal gespeichert werden kann.