Automatisches Weiterleiten von empfangenen Faxen an einen Computer
Sie können Faxe vom System automatisch an einen Computer weiterleiten.
Vorzüge der Weiterleitung an einen Computer
Durch Digitisieren Ihrer Dokumente können Sie den zur Aufbewahrung der Dokumente benötigten Platz minimieren, die Suchleistung verbessern und eine produktive Wiederverwendung der Dokumente fördern.
Junk-Faxe können am Computer gelesen und direkt gelöscht werden, was ein Einsparung von Verbrauchsmaterial wie Papier und Toner bedeutet und die Wartungskosten senkt.
Sie können Faxe prüfen, ohne Ihren Schreibtisch zu verlassen.
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Erforderliche Voraussetzungen
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Die Faxfunktion ist einsatzbereit.
Die Sendefunktion ist einsatzbereit.
Die Netzwerkeinstellungen wurden vorgenommen.
Sie sind als Administrator angemeldet.
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Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung der Bedingungen zum automatischen Weiterleiten der Faxe von Firma A an einen Freigabeordner, auf den Mitarbeiter B Zugriff hat, sowie Weiterleiten aller Faxe unbestimmter Sender an den Computer der Verwaltungsabteilung.
Die Bildschirme können je nach Modell und der am System angeschlossenen Zusatzprodukte unterschiedlich sein.
Gehen Sie folgendermaßen vor.
Registrieren eines Weiterleitungsempfängers
Einstellen einer Weiterleitungsbedingung
Weiterleitung von Faxen unbekannter Sender
Registrieren eines Weiterleitungsempfängers
Richten Sie mithilfe von Remote UI einen Freigabeordner für Mitarbeiter B ein.
1.
Starten Sie Ihren Webbrowser → Geben Sie die IP-Adresse des Systems bei [Adresse] ein.
http://<IP-Adresse des Systems>/
Die Portalseite von Remote UI wird angezeigt.
2.
Klicken Sie im Adresslistenfenster auf [Adressbuch] → [Adressliste 01].
3.
Klicken Sie auf [Neuen Empfänger speichern].
Der Bildschirm zum Speichern neuer Empfänger wird angezeigt.
4.
Wählen Sie aus der Auswahlliste <Typ> den Eintrag [Datei] → Geben Sie die Informationen für die einzelnen Posten des Bildschirms zum Speichern von Empfängern ein.
5.
Definieren Sie jede Einstellung.
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Name
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Geben Sie einen Namen für für den Empfänger ein.
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Protokoll
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Wählen Sie [Windows (SMB)].
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Hostname
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\\Computername\PDF-Scan (Geben Sie den Computernamen ein, den Sie unter " Erstellen eines Freigabeordners ( Für Mac)" in Schritt 1 oder unter " Erstellen eines Freigabeordners ( Für Windows)" in Schritt 2 markiert haben. |
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Ordnerpfad
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Wenn Sie einen Ordner mit dem Namen "Temporär" im PDF-Scan-Ordner erstellen möchten, geben Sie '\Temporär' ein. Ein Senden ohne Eingabe in diesem Feld ist möglich.
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Anwendername
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Geben Sie den Anwendernamen des Senders (der Name, der zum Einloggen in den Computer verwendet wurde) ein.
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Passwort
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Geben Sie das entsprechende Passwort für den jeweiligen Anwendernamen ein.
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Bestätigen
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Geben Sie das Passwort erneut ein.
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6.
Berühren Sie die Taste [OK].
Der eingegebene Empfänger wurde registriert.
Einstellen einer Weiterleitungsbedingung
Legen Sie die Einstellungen zum automatischen Weiterleiten der Faxe von Firma A fest.
Sie können diesen Bedienvorgang über das Sensordisplay oder per Remote UI durchführen.
Verwenden des Sensordisplays
1.
Betätigen Sie die Taste
→ [Einstellungen Funktion] → [Empfangen/Weiterleiten] → [Allgemeine Einstellungen] → [Einstellungen Weiterleitung] → [Speichern].
2.
Berühren Sie die Taste [Bedingungen].
3.
Wählen Sie [Fax: Gem. Leitung] aus der Auswahlliste <Empfangsmeth.:> → Wählen Sie [Gleicht] aus der Auswahlliste <Faxnummer>.
4.
Geben Sie die Faxnummer von Firma A über die Zahlentasten
-
ein → Berühren Sie die Taste [OK].
Beispiel: 0011111111
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HINWEIS
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Die für den Sender gespeicherte Faxnummer kann Unregelmäßigkeiten wie "Nullvorwahl", Leerstellen oder die Ländervorwahl aufweisen. Weiterleitungsbedingungen können sich durch solche Unregelmäßigkeiten ändern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Unregelmäßigkeit vorhanden ist, wählen Sie die Option [Enthält] anstelle von [Gleicht].
Wenn Sie sich beispielsweise nicht sicher sind, ob die Faxnummer des Senders '03-3123-4567' oder '003-3123-4567' ist, wählen Sie [Enthält] und geben als Faxnummer '03-3123-4567' ein.
Sie können Bindestriche und Leerstellen weglassen. In diesem Beispiel könnten Sie so statt '03-3123-4567' auch '0331234567' eingeben.
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5.
Berühren Sie [Name der Bedingung] → Geben Sie 'Faxe von Firma A' ein.
6.
Berühren Sie die Taste [Weiterleit.empfänger].
7.
Wählen Sie [Adressbuch].
8.
Wählen Sie als Weiterleitungsempfänger den für Mitarbeiter B eingerichteten Freigabeordner → Bestätigen Sie durch Berühren der Taste [OK].
9.
Berühren Sie [Dateiname] → Geben Sie 'Fax von Firma A' ein.
Sie können einen beliebigen Dateinamen vorgeben. Der angegebene Name wird für die weitergeleiteten und im Freigabeordner abgelegten Dateien verwendet.
An jeden Dateinamen wird das Datum und die Uhrzeit angehängt (z.B. 201209011230). Falls kein Name eingerichtet ist, werden Datum und Uhrzeit angehängt und können nicht gelöscht werden.
10.
Drucken ist bei aktivierter Weiterleitung möglich. Wählen Sie bei [Ein] die Option [Empf.Datei speich./druck.].
11.
Berühren Sie zum Schließen die Taste [OK].
12.
Wählen Sie die gespeicherte Weiterleitungsbedingung → Berühren Sie die Taste [Gültig/Ungültig], um die Weiterleitungsbedingung auf 'Ein' zu setzen.
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HINWEIS
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Beachten Sie bitte, dass bei Einstellung der Weiterleitungsbedingung auf 'Aus' empfangene Faxe ausgegeben und nicht automatisch an einen Computer weitergeleitet werden.
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Sie können die Weiterleitungseinstellungen mit dem Remote UI angeben.
1.
Greifen Sie auf Remote UI zu → Wählen Sie [Einstellungen/Speicherung] → [Empfangen/Weiterleiten] → [Einstellungen Weiterleitung].
2.
Registrieren Sie Weiterleitungseinstellungen über [Neue Bedingungen hinzufügen].
Weiterleitung von Faxen unbekannter Sender
Sie können diesen Bedienvorgang über das Sensordisplay oder per Remote UI durchführen.
Verwenden des Sensordisplays
1.
Betätigen Sie die Taste
→ [Einstellungen Funktion] → [Empfangen/Weiterleiten] → [Allgemeine Einstellungen] → [Einstellungen Weiterleitung] → [Weiterleitung ohne Beding.].
2.
Berühren Sie die Taste [Weiterleit.empfänger].
3.
Berühren Sie die Taste [Adressbuch].
4.
Wählen Sie den Computer der Verwaltungsabteilung als Empfänger aus → Berühren Sie [OK] → [OK].
5.
[Weiterleitung ohne Beding.] wird in den Weiterleitungseinstellungen angezeigt. Wählen Sie [Weiterleitung ohne Beding.] → Berühren Sie die Taste [Gültig/Ungültig], um die Weiterleitungsbedingung auf 'Ein' zu setzen.
Sie können die Weiterleitung ohne Bedingungen mit dem Remote UI angeben.
1.
Greifen Sie auf Remote UI zu → Klicken Sie auf [Einstellungen/Speicherung] → [Empfangen/Weiterleiten] → [Einstellungen Weiterleitung].
2.
Klicken Sie auf [Bedingungslose Weiterleitung] → Geben Sie die Empfangsmethode, den Weiterleitungsempfänger, die Einstellung für Weiterleitung-fertig-Notiz und andere Einstellungen an.
[Diese Weiterleitungsbedingung aktivieren] entspricht der Taste [Gültig/Ungültig] auf dem Display für die Weiterleitungseinstellungen Ihres imageRUNNER ADVANCE-Systems.
Weiterleitung per Faxleitung (optional)
Wenn der Zweitanschluss für Super G3 Faxkarte installiert ist, können Sie unterschiedliche Weiterleitungseinstellungen für beide Faxleitungen (Faxleitung 1 und 2) festlegen.
Beispiel: Wenn die Faxleitungen für die Verwaltungs- und Buchführungsabteilung unterschiedlich sind.
Faxleitung 1: 0000-1111 (Verwaltungsabteilung)
Faxleitung 2: 0000-2222 (Buchführungsabteilung)
