Telefonanlage am FHI

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1. Aktuelle Störungen
2. Aktuelle Änderungen
3. Telefonnummern des Systems
1. 3.1 Besondere Nebenstellennummern:
4. Einfache Gespräche
5. Rückfragegespräch
6. Dreierkonferenz einleiten:3
7. Rueckrufe
1. 7.1 Interne Rückrufe (Jetzt auch ins Amt moeglich)
2. 7.2 Rückruf aktivieren:4
8. Rufumleitungen
9. Zentraler Anrufbeantworter
10. Fax-Server
11. Paßwörter
12. Apparate für externe Gespräche sperren:*11
13. Kurzwahl
14. Chef- Sekretärin Schaltung
15. Lautstaerke des Klingelsignals
16. Sonstiges
17. Bedienungsanleitungen:
18. Kosten für Privatgespräche und Gästewohnungen
19. Telefonnutzungskonzept

1. Aktuelle Störungen

Z.Zt. keine bekannt.

2. Aktuelle Änderungen

18.Januar 2015: Bei ausgehenden Anrufen wird nun automatisch das Mehrfrequenzverfahren (DTMF) aktiviert. Das Wähler der "6" ist nicht mehr notwendig. Achtung! Dadurch aber nun bei den anderen Funktionen wie z.B. Dreierkonferenz muss DTMF ausgeschaltet werden damit die Steuerzeichen (wie z.B. die "3") richtig kodiert wird.

Unsere Telefonanlage besitzt nun auch die Faehigkeit "Rueckruf bei besetzt" ins "Amt" durchzufuehren. Erlaeuterung: Wenn Sie einen Telefon-Teilnehmer ausserhalb unserer Anlage (b-Teilnehmer) anrufen und dessen Anschluss besetzt ist, koennen Sie durch Druecken der "4" einen Rueckruf starten. Wenn nun dieser b-Teilnehmer auflegt, wird automatisch ein Wiederholungsanruf durchgefuehrt (Ihr Telefon laeutet und wenn Sie abheben, wird der b-Teilnehmer angerufen).

Alle neu errichteten Sprachboxen (im Telesekretär" müssen von den Benutzern initialisiert werden. Die Nummer des Teleskretärs ist "3276". Das Standard-Password (Kennwort, Pincode) ist gleich der Telefonnummer. Um in das Hauptmenue zu kommen "*" drücken, bei den Apparaten mit Display ist die Benutzerführung im Display zu sehen.

Beim Abrufen des Telesekr. von einem "fremden" Apparat muss man ein "*" eingeben um in das Abfragemenue zu gelangen.

Passwort (Pincode) der Telefone ist per default "0000". Dieser Pincode muss auch bei der Wahl von Privatgesprächen (Einleitung mit der "8") vorangestellt werden (Im Display steht dann PASSWORT, bei den anderen Apparaten Tonfolge (drei mal kurz, pause, drei mal kurz.... ) Passwort (Pincode) kann wie bisher mit "*14" geändert werden.

Wenn das Passwort (Pincode) siebenmal falsch eingegeben wurde, funktionieren nur noch interne Gespraeche. Das Telefon muss dann von der Zentrale wieder freigeschaltet werden.

Lautstaerke im Hoerer ist sehr hoch, kann mit den Tasten Leise/Laut im Geprächszustand variiert werden.

Kontrast im Display bei den "grossen" Apparaten ist schlecht, kann ueber die Benutzerführung verändert werden : "i" -> "Progr" -> "Displ"

Bei den "kleinen" Apparaten mit Display (4011) kann man mit den Tasten "<<" und ">>" durch die Anrufliste "blaettern". Dies ist notwendig zum Unterscheiden, ob Rueckruf vom Sprachserver oder von einem ISDN Dienst initiert worden ist.

3. Telefonnummern des Systems

An diese Telefonanlage sind das Fritz-Haber-Institut der MPG sowie das Archiv zur Geschichte der MPG und die Gästewohnungen Warburghaus, Richard-Willstaedter-Haus, Haber-Villa, Harnackhaus und Dahlem-Guest-House angeschlossen.

Die Telefonnummer des Systems ist: 30 8413-xxxx, Zentrale 30 8413-30

3.1 Besondere Nebenstellennummern:

Telefonvermittlungsplatz: 9
Notruf (Polizei): 110
Notruf (Feuerwehr, Notarzt): 112
FAX der Telefonzentrale: 3155
Digitaler Anrufbeantworter: 3276

Ihr Telefon mit integriertem Anrufbeantworter und Faxserver ist an eine moderne digitale Vermittlungsanlage angeschlossen. Damit Sie alle Vorteile, die Ihr Nebenanschluß bietet, ausnutzen können, bitten wir Sie die folgende Hinweise zu beachten:

4. Einfache Gespräche

internes Gespräch: 4-stellige Nebenstellennummer
externes Gespräch: 0 + Rufnummer
privates externes Gespräch: 8 + Passwort + Rufnummer
zuletzt gewählte Nummer erneut anrufen: Wahlwiederholtaste

5. Rückfragegespräch

Wenn Sie bereits mit einem Teilnehmer verbunden sind, können Sie ein zweites Gespräch einleiten, indem Sie einfach die Nummer des zweiten Teilnehmers wählen, ohne den ersten aufzulegen. Wenn der zweite Teilnehmer nicht abhebt oder das Besetztzeichen ertönt: zurück zum ersten Gespräch:#
Wenn der zweite Teilnehmer abhebt:

die Teilnehmer verbinden: auflegen
zwischen beiden Gesprächen hin- und herschalten, makeln:1
die verbindung mit dem Teilnehmer abbrechen, mit dem Sie gerade sprechen:#

6. Dreierkonferenz einleiten:3

Dreierkonferenz beenden und mit dem ersten Teilnehmer weiterreden:3

7. Rueckrufe

7.1 Interne Rückrufe (Jetzt auch ins Amt moeglich)

Wenn Sie innerhalb des Instituts telefonieren und der angewählte Anschluß ist besetzt, können Sie die Rückruffunktion aktivieren Drpcken Sie hierzu die 4. Ein Signal bestätigt die Aktivierung. Sobald der andere Teilnehmer sein Gespräch beendet, klingelt Ihr Telefon. Sie müssen dann den Hörer abnehmen, damit Ihr Kollege automatisch erneut angewäht. Wenn der andere Teilnehmer nicht abhebt und Sie drücken die 4 leuchtet bei dem anderen Teilnehmer jetzt am Telefonapparat die Rückruf-LED. Indem der andere Teilnehmer die Rückruf-Taste drückt werden Sie automatisch angewählt.

7.2 Rückruf aktivieren:4

Rückrufen:Rückruftaste
Rückruf löschen:*50 + abheben + auflegen
Da alle Rückrufaufforderungen gespeichert wurden, müssen Sie eventuell mehrermals diese Funktion wiederholen.

8. Rufumleitungen

Wenn Sie Ihr Zimmer verlassen, zu Hause bleiben, oder auch für längere Zeit verreisen, haben Sie die Möichkeit, Ihre Anrufe auf einen anderen Anschluß umzulegen, der bei berechtigten Apparaten auch außerhalb des Instituts sein kann. Wenn Sie die Rufumleitung eingeben, müssen Sie den Hörer abnehmen und hinterher wieder auflegen. Ihr Wählton ändert sich daraufhin. Um Mißbrauch vorzubeugen, funktioniert die Rufumleitung zu einer Nummer außerhalb des Instituts nur bei Anrufen aus dem Institut. Externe Anrufe auf solch ein Umleitung kommen bei der FHI-Zentrale an.

Rufumleitung sofort: *00
Rufumleitung nur wenn Ihr Apparat besetzt ist: *01
Rufumleitung wenn Sie den Hörer nicht abnehmen: *02
Rufumleitung,wenn Ihr Anschluß entweder besetzt ist, oder nicht abgehoben wird: *03
Rufumleitung von Ihrem Apparat aus löschen: *04
Rufumleitung vom Zielapparat aus löschen: *05
Diese Funktion ist z.B. wichtig, wenn Sie merken, daß Anrufe versehentlich auf Ihrem Apparat ankommen. Dazu müssen Sie jedoch die Nummer kennen, die auf Ihren Apparat umgeleitet wurde. Fragen Sie deshalb Ihre Anrufer, welche Nummer sie gewählt haben.

9. Zentraler Anrufbeantworter

Sie haben keinen individuellen Anrufbeantworter, sondern sind an ein System angeschlossen, in dem sich mehrere hundert sogenannte "mailboxen" befinden. Eine "mailbox" wird eigens für Sie installiert, wenn Sie sich bei Ihrem Sekretariat melden, ein Formular ausfüllen und zustimmen, daß Ihre Nachrichten zentral gespeichert werden. Sobald eine "mailbox" für Sie eingerichtet wurde, wählen Sie die Nummer des Anrufbeantworters: 3276. Eine Computerstimme fragt Sie nach Ihrer Mailboxnummer, die mit Ihrer internen Rufnummer identisch ist. Geben Sie die vierstellige Nummer ein. Dann werden Sie nach dem Passwort gefragt. Es ist nach der Initialisierung identisch mit der Rufnummer. Jetzt ist Ihre "mailbox" aktiviert und es können Anrufe gespeichert werden. Dazu müssen Sie eine geeignete Rufumleitung (bei Besetzt, bei nicht abheben ...) zur Nummer 3276 (z.B. *03 3276) einrichten. Wenn Nachrichten eingegangen sind, leuchtet die Rückruf-LED. Sie können die Nachrichten abhören, indem Sie den Hörer abnehmen und warten, bis Sie nach dem Passwort gefragt werden. Das Abhören ist auch von extern (mit Tonsignalen) möglich.

10. Fax-Server

Ein zentraler FaxServer hat zum Telefonnetz einen Zugang mit 6 B-Kanälen, je 64kBit. Es steht eine Client-Software für PC's zur Verfügung, die von PP&B bei Bedarf auf ihrem Arbeitsplatzrechner installiert werden kann.Mit der Fax-Software können Sie ein FAX (Gruppe 3), analog wie gewohnt versenden und empfangen. Bei der Angabe von Partner-Telefonnummern nicht die führende 0 (oder 8 bei Privat) zur Amtsanlassung vergessen.

Intern sind die Faxboxen über 2 + Faxnummer erreichbar.

An Ihrem Telefon wird mit der Rückruf-LED angezeigt, daß ein Fax eingegangen ist. Die LED kann mit *39 + Telefonummer gelöscht werden.

Es ist möglich per SMTP Mail Postscript codierte Files (auch MIME) oder auch ASCII Texte als FAX'e zu versenden. Dazu müssen Sie den File an folgende Adresse senden:

 faxg3/(2 für intern /0 für extern)Telefonnummer@faxserver

11. Paßwörter

Für einige Funktionen benötigen Sie eine Passwort für Ihr Telefon. Dieses Passwort ist eine vierstellige Nummer. Ihr Telefon hat zunächst das Password 0000.

Paßwort ändern: *14 + Altes Paßwort + Neues Paßwort + Auflegen
Ertönt statt des eines 3-Sekunden Tones ein Besetzton, war das alte Password falsch. Bei den kleinen Telefonen ist es nicht erforderlich, dass neue Password zwei mal einzugeben.

Mit diesem Passwort können Sie jetzt folgende Funktionen aktivieren:

12. Apparate für externe Gespräche sperren:*11

Externes Gespräche führen, wenn Apparat gesperrt ist: 0 + Passwort + Rufnummer
Private Gespräche führen, wenn Apparat gesperrt ist: 8 + Passwort + Rufnummer
Apparat entsperren: *11 + Passwort
Anrufschutz ein: *16 + Passwort
Anrufschutz aus: *16
Als Zeichen, dass ein Apparat abgeschlossen ist, ertönt nach dem Abheben statt des normalen Nebenstellen-Ruftons ein einzelner 3-Sekunden Ton.

Bei eingeschaltetem Anrufschutz erhalten interner Anrufer einen Besetzton, während externe Anrufer in die Zentrale umgeleitet werden. Auch bei Anrufschutz ändert sich der Rufton Ihres Apparates als Erinnerung.

13. Kurzwahl

Sie können bis zu 12 individuelle Kurzwahlziele auf die Tasten 0-9, # und * programmieren. Als Ziel können beliebige Wahlketten verwendet werden, die auch normal wählbar sind. Also Nebenstellennummern und externe Nummern mit 0 Prefix. Falls Sie ein Privatgespräch auf eine Kurzwahl programmieren wollen, geben Sie im Ziel bitte den Prefix 8 mit an.

Kurzwahl programmieren: *23 + Paßwort + zu prog. Taste + Zielrufnummer
Kurzwahl verwenden: *24 + programmierte Taste

14. Chef- Sekretärin Schaltung

Zwei und mehr digitale Endgeräte können zu einer Sekretariats-/ bzw. Team-Anlage zusammengeschaltet werden. Sie wird durch das Drücken der Taste "aufSekr", beim Chef bzw. "abw(esend)" beim Sekretariat an- bzw. abgeschaltet. Nach Anschaltung der Sekretariatsfunktion werden die Anrufe des Chefs auf das Sekretariat umgeleitet. Das Sekretariat kann dann beim Chef anfragen, ob die entsprechende Verbindung durchgestellt werden soll oder nicht. Das TK-System zeigt auf dem Display die verschiedenen möglichen Optionen an, die durch das Drücken der jeweiligen Taste realisiert werden können.

Tastenbelegung (beide linken Spalten bei 4034) für 2 Sekretärinnen (ChefApparat):

Key	Funktion	!Key	Funktion
1	Multiline	2	not assigned
3	Multiline	2	not assigned
5	Multiline	2	not assigned
7	Multiline	2	not assigned
9	aufSekr1	10	aufSekr2
11	ÜberwSekr1	12	ÜberwSekr2
11	CallSekr1	14	CallSekr2

Beim Jeweiligen Sekretariatsapparat sind die gleichen Tasten belegt (mit 'umgekehrter' Funktion).

Der wichtigste Ablauf in einer Chef-/Sekretariatsanlage (Ankommen, Abfragen und Durchstellen von Anrufen) wird im folgenden am Beispiel eines einfachen Chef-/Sekretariatsablaufes erläutert:

Ablauf einer Vermittlung (Anruf für den Chef):

Anschaltung der Chef-Funktion durch Drücken der Taste "aufSekr" auf dem Chef-Gerät. Am Chef-Gerät erscheint im Display die Anzeige "Filter ein". Nach einiger Zeit bzw. Drücken der Taste "Trenn" erlischt sie und es leuchtet der Balken neben der Taste "Sekr" (beim Chef) bzw. der Taste "Chef" (im Sekretariat) auf. Anruf für Chef kommt beim Sekretariat an, Sekretariat nimmt ab, Gespräch soll durchgestellt werden, Drücken der Taste "Chef". Es klingelt beim Chef. Im Display des Sekretariatsgerätes erscheint die Anzeige "Verb" (Verbinden). Wird diese gedrückt, bevor der Chef abnimmt, ist das Gespräch ohne vorherige Anfrage an ihn abgegeben. Nimmt der Chef wider Erwarten nicht ab, kann das Gespräch im Sekretariat durch Drücken der Leitung des Chefs (Taste "Chef") zurückgeholt werden. Nimmt der Chef ab, ändert sich das Display in "Rückfr" (Rückfrage) und "Verb" (Verbindung). Je nach Entscheidung des Chefs wird das Gespräch nun verbunden (Drücken von "Verb") oder nicht (Drücken von "Rückfr"). In diesem Fall kommt das Gespräch zum Sekretariat zurück. Soll das Gespräch, nachdem mit dem Chef gesprochen worden ist, in das Sekretariat zurückgegeben werden, geschieht dies durch Drücken der Taste "Sekr" auf dem Chef-Gerät. Nach Auflegen oder Drücken der Softkey-Taste "Verb" ist das Gespräch dann wieder im Sekretariat. Abschalten der Sekretariatsfunktion beim Chef-Gerät:

Erneutes Drücken der Taste "aufSekr".

Abschalten der Sekretariatsfunktion beim Sekretariatsgerät:

Drücken der Taste "Sekr abwesend".

Das Drücken dieser Taste wird im Display des Chefgerätes angezeigt (blinkendes Symbol).

Ankommende Gespräche werden vom TK-System selbständig zum Chef geleitet. Diese Funktion wird durch erneutes Drücken der Taste "Sekr abwesend" abgeschaltet.

Direktes Holen durch den Chef und Sekretariat

Während eines Anrufes beim Chef, der in das Sekretariat umgeleitet wird, dort aber noch nicht abgehoben worden ist, leuchtet das Symbol "Läuten" neben der Sekr. Taste auf. Der Chef kann nun durch Drücken der Sekr.-Taste das Gespräch unmittelbar holen. Diese Möglichkeit endet, sobald das Sekretariat aufgenommen hat. Diese Möglichkeit des Heranholen durch Drücken der "Sekr.-Taste" besteht für das Sekretariat selbst dann, wenn die "Chef-Funktion" deaktiviert wurde.

15. Lautstaerke des Klingelsignals

Die Signallautstaerke wird bei aufgelegtem Hörer programmiert. Dazu die Taste Lauthören betätigen. Danach ist das Password einzugeben (dies erkennt man an einem unterbrochenen Tonsignal [Besetztton]). Nun kann man mit den Tasten Leise und Laut die Lautstärke anpassen. Zum Speichern der aktuellen Lautstärke den Hörer abnehmen und wieder auflegen.

16. Sonstiges

Diese hier vorgestellten Befehle funktionieren natürlich genauso auch auf den "großen" Apparaten. Dort sind diese Funktionen meist als Komfortmerkmal auch über das Display abrufbar.

Falls nach der vierten Ziffer das Besetztzeichen ertönt, ist warscheinlich der Apparat für externe Gespräche gesperrt.

Senden von "Tönen" (MFV, Mehrfrequenzverfahren), nachdem im Verbindungszustand die "6" gedrückt wurde.

Interne Gespraeche (und Notrufnummern 110 und 112) sind bei gesperrten Apparat weiter moeglich.

Wenn Sie von Ihrem digitalen Telefon aus einen Teilnehmer anrufen, dessen Telefon oder Fax ebenfalls digital sind und dieser Anschluß besetzt ist, ertönen nur zwei kurze Besetztzeichen. Danach wird die Verbindung abgebrochen. Das bedeutet nicht, daß Ihr Telefon kaputt ist oder für Ferngespräche gesperrt ist. Sollten Sie ausnahmsweise doch ein längeres Besetztzeichen erhalten, liegt das daran, daß die Gegenstelle an eine alte analoge Ortsvermittlungsstelle angeschlossen ist.

Wenn Sie das Gefühl haben, daß keine Anrufe zu Ihrem Apparat durchkommen, kann die Klingel ausgefallen sein. Um dies zu Überprüfen ,können Sie die Klingel testen (bei den kleinen Apparaten, bei aufgelegtem Hörer die obere rechte Taste drücken. Wenn kein Ton kommt, ist vermutlich der Stecker für die Klingel von der Leiterplatte abgerutscht. Nun den Apparat aufschrauben (vorher alle Kabelverbindungen [ Hörer und Hauptanschluß] entfernen). Nachdem die 4 Schrauben draußen sind, zuerst vorn anheben. Hinten hackt es etwas, keine Angst, auf die Feder am Gabelschalter achten. Dann das Kabel vom Lautsprecher (das ist die Klingel) wieder reinstecken. Vorher vielleicht die Steckkontakte etwas auseinander biegen. Eventuell auch die Metallplatte wieder arretieren. Der Stecker und die Platte fallen nur dann raus, wenn der Apparat runtergefallen war!