PP&B Journal
10. Ausgabe, Juli 2007

Maildienste am FHI

(Teil 2: IMAP Mailstore Server)

• Aufgaben eines IMAP-Systems (Incoming Mailserver)

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Bei Verwendung des IMAP-Protokolls ist die Mail-Bearbeitung fast genauso flexibel wie bei einer direkten Mail-Bearbeitung. Die Mail wird immer auf dem Mail-Server belassen und lediglich die Übersicht (u.a. Absender, Betreff, Datum) vom Mail-Clienten lokal angezeigt. Briefe können selektiv heruntergeladen, bearbeitet und in Ordner zentral (oder lokal) abgelegt werden. Lediglich das Adressbuch, sofern benötigt, muss lokal auf dem Rechner vorhanden sein. In einer weiteren Ausbaustufe unseres IMAP-Systemes werden wir auch versuchen ein zentrales Adressbuch zu unterstützen (Leider gibt es dabei noch kein Produkt welches zufriedenstellend mit den von uns am FHI benutzten E-Mail-Programmen zusammenarbeitet). Die Bearbeitung selbst kann auf einem beliebigen Rechner am Netz erfolgen. Allerdings muss das verwendete Mail-Programm IMAP-fähig sein, was inzwischen für alle Programme zutrifft. Bei der Mail-Bearbeitung über einen Modem/ISDN-Zugang muss allerdings permanent eine Netzverbindung bestehen, was gegebenenfalls zu erhöhten Kosten führen kann.

POP (am FHI nicht mehr unterstützt)

Über das alte POP-Protokoll ist die Mail-Bearbeitung vergleichsweise unkomfortabel. Sie kann zwar wie bei IMAP auf einem beliebigen Rechner am Netz erfolgen. Allerdings wird bei POP die gesamte Post vom Mail-Server auf den lokalen Rechner heruntergeladen, wobei wahlweise die Mail auf dem Mail-Server gelöscht oder dort "gelesen" aber weiter verfügbar bleibt. Bei der Mail-Bearbeitung über einen Modem/ISDN-Zugang genügt es also, einmal "am Anfang" zum Herunterladen der Mail eine Netzverbindung herzustellen, sowie "am Ende" zum Verschicken der in der Zwischenzeit geschriebenen Briefe.

Vorteile von IMAP gegenüber POP

• Selektives Löschen von Mail
• Zentrale Ordner, auf die von jedem Rechnersystem zugegriffen werden kann
• Zugriff auf Ordner, die auf dem Server (zentral) angelegt sind, etwa ein Spam-Ordner oder die "Shared Folders"
• Überwachung des Kontigents (Quota) für die Mailboxen möglich (am FHI kein Limit)
• Konfigurierung

Formate

Es gibt einen Standard: Unix mailbox format (RFC 822 compliant), vielfach auch mbox-Format genannt. Er wird eingehalten u.a. vom Netscape Messenger (u.a. 4.x, 6.x und 7.x), Mozilla/Thunderbird, von den gängigen Unix-Mail-Programmen (u.a. elm, mutt, pine, zmail) für die eigenen lokalen (also nicht via IMAP erzeugten) Ordner. Gemäß diesem Standard besteht ein solcher Mail-Ordner aus genau einer Datei, in der die einzelnen Briefe im ASCII-Format sequentiell gespeichert sind. Jede Mail wird angeführt von dem kompletten Briefkopf, danach kommt der eigentliche Inhalt, am Ende die kodierten Anhänge (Attachments). Der Dateiname ist genau der Name, der dem Ordner im Mail-Programm gegeben wurde, ohne irgendeine Dateityp-Erweiterung. Als Folge der ASCII-Kodierung können diese bequem ausgetauscht werden. Entscheidend für das Auffinden dieser Ordner durch das Mail-Programm ist lediglich das "richtige" Verzeichnis (vgl. dazu Installationspfade der Mail-Programme).

Unser zentrales Mailbox-System ( Cyrus-IMAPd) legt dagegen die E-Mail-Ordner in einer Datenbank ab, in der auch jeder Brief einzeln adressierbar ist. Dadurch ist der Zugriff auf das Mailsystem bedeutend effektiver und es kann auch sinnvoll ein Backup der E-Mail-Nachrichten erfolgen. Da der Benutzer aber nur über die Mail-Clienten Zugriff auf die Ordner hat, sind die technischen Details hier ohne Bedeutung.

Eudora hält sich partiell an den o.a. Standard: Es legt zwar oben beschriebene Ordner an, diese enthalten aber nicht mehr die Attachments. Letztere sind in einer gesonderten Datei gespeichert: name.mbx, wobei name der Name des dazugehörigen E-Mail-Ordners ist.

Outlook und Outlook Express verwenden properitäre Formate. Outlook legt alle Ordner zusammen in einer Datei outlook.pst an. Outlook Express speichert jeden Mail-Ordner als gesonderte Datei name.dbx, wobei name der Name ist, der dem Ordner im Mail-Programm gegeben wurde.

Opera verwendet Unix-konforme Mailboxdateien mit der Endung .mbx. Daneben gibt es noch .idx Dateien, die Opera intern zur Indexanzeige verwendet, sie müssen bei einem Mailprogramm-Wechsel nicht mitkopiert werden..

• Pfade
  Für einen eventuellen Austausch "zu Fuß" oder aber auch eine Sicherung (z.B. auf Diskette) ist es erforderlich zu wissen, in welchem Datei-Verzeichnis die Mail-Ordner-Dateien abgelegt sind.
  • IMAP
    Im "neuen" Cyrus-Mail-System werden die IMAP-Ordner direkt auf dem Mail-Server abgelegt, unabhängig von dem verwendeten Mail-Clienten und der Rechner-Plattform. Einen Pfad "dorthin" gibt es nicht. Einen Zugriff über "normale" Dateibearbeitungs-Kommandos gibt es daher nicht.
  • Unix
    Die diversen Mail-Programme unter Unix verwenden für die lokalen Ordner auch eigene Verzeichnisse an, so z.B. Netscape das Verzeichnis nsmail. Details sind der jeweiligen Programm-Dokumentation zu entnehmen.
  • Windows
    Leider hängen die Pfade, in denen die Mail-Programme ihre lokalen Mail-Ordner ablegen, zum einen von der Windows-Version ab, darüberhinaus sind sie auch noch installationsabhängig. Die Pfade sind an anderer Stelle aufgeführt.
• Import/Export zwischen den Mail-Programmen
  Inzwischen bieten die meisten Mail-Programme einen Import von Mail-Ordner anderer Programme an. Eine Export-Funktion gibt es dagegen in den Mail-Programmen üblicherweise nicht. Alternativen werden im nächsten Abschnitt vorgestellt.
  • Netscape
    Ab Version 4 ist über Datei->Importieren der Import von Mail-Ordnern möglich. Unterstützt werden Outlook, Outlook Express sowie Eudora. Die Ordner erscheinen in der Anzeige unter dem Namen des jeweiligen Mail-Programms, aus dem sie importiert worden waren. In Version 7 können (nach dem öffnen von Netscape Mail) lokale Ordner, die mit Netscape Messenger 4.x auf demselben PC erstellt worden waren, problemlos importiert werden. Dazu ist zu wählen: Extras -> Importieren -> eMail -> Communicator 4.x Die so importierten Ordner erscheinen dann bei Netscape 7 Mail in der Anzeige unter Communicator 4.x eMail
  • Outlook
    Über Datei -> Importieren/Exportieren -> Internet Mail und Adressbuch importieren können Ordner von Eudora (bis 4.x) und Netscape (bis 4.0) importiert werden.
  • Outlook Express
    Über Datei -> Importieren -> Nachrichten können Ordner von Eudora, Netscape und Outlook importiert werden. Allerdings muss der Pfad für die zu importierenden Mail-Ordner explizit angegeben werden. Die importierten Ordner erscheinen zusammen mit übrigen lokalen Ordnern.
  • Opera (v.6)
    In File -> Import -> Email... werden alle installierten Email-Programme von denen importiert werden kann angezeigt. Die Adressliste (contacts) kann alerdings nur von Eudora genommen werden.
• Import/Export-Alternativen
  Eine Export-Funktion für Mail-Ordner wird z.B. benötigt, wenn diese auf ein externes Medium gesichert werden sollen. Das Format für Mail-Ordner ist i.a. mbox/mbx-Format (siehe oben), insbesondere ein ASCII-Format, das problemlos, auch zwischen verschiedenen Betriebssystemen, kopiert werden kann. Die hier beschriebenen Methoden sind nicht anwendbar auf die INBOX.

Ordner

• Vordefinierte Ordner
  Zentral auf dem Mail-Server werden automatisch eine Reihe von Ordnern angelegt:

Die Bedeutung der Ordner geht aus den deutschen Namen hervor. Lediglich der "Posteingang" wird immer benutzt. Die Nutzung der anderen ist optional. Damit z.B. von allen gesendeten Nachrichten eine Kopie in den entsprechenden Ordner gelangt, muss der Mail-Client entsprechend konfiguriert werden. Oder wird z.B. das Schreiben eines Briefes abgebrochen, so wird in der Regel nachgefragt, ob das bisher Geschriebene im entsprechenden Ordner ("Entwürfe") abgelegt werden soll. Per Mausklick kann auf die Briefe dieser Ordner zugegriffen werden.

Bei Verwendung eines fremdsprachigen Mail-Programms werden diese Ordner unter den korrespondierenden Namen in der jeweiligen Sprache angezeigt.

Shared Folders (öffentliche Ordner)

Das IMAP-Protokoll erlaubt bekanntermaßen, Mail-Ordner zentral auf dem IMAP/Mail-Server zu halten. Normalerweise kann nur der Benutzer darauf zugreifen, der diese Ordner unter seinem Mail-Account angelegt hat. Das neue Cyrus-Mailsystem ermöglicht, ausgewählte IMAP-Ordner allen oder ausgewählten Personen zugänglich zu machen. Solche Ordner werden "shared folders" genannt.

Der Umgang mit solchen (z.B. Abonnieren und Abbestellen) kann bei Bedarf von uns gerne erklärt oder beschrieben werden. Diese Order können z.B. sinnvoll für Mailadressen von z.B. Konferenzen genutzt werden.oder um die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen zu erleichtern. Sie stellen einen Ersatz für Mailinglisten dar und haben nichts mit Mailman oder Majordomo zu tun. Diese IMAP-Mailordner können als Shared Folders allgemein bzw. für bestimmte Personen zugänglich gemacht werden. Auf die Mailordner wird mittels des IMAP-Protokolles zugegriffen.

Vor der ersten Mail-Bearbeitung muss das benutzte E-Mail-Programm konfiguriert werden: es muss jeweils ein E-Mail-Server zum Versenden sowie einer zum Empfangen der E-Mail angegeben werden sowie ein Account, über das auf die E-Mail-Server zugegriffen werden kann. (Beispielkonfiguration versch. E-Mail-Programme am HMI)

Zum Empfangen von E-Mail muss im benutzten Mail-Programm eingestellt werden, dass das IMAP-Protokoll verwendet werden soll, und es muss der entsprechende Server-Name angegeben werden (einheitlich für alle Accounts am FHI : imap.rz-berlin.mpg.de).

Neben dieser Serveradresse wird zur Konfiguration für das IMAP-Protokoll auch noch der Login-Name auf dem IMAP-Server benötigt. Das E-Mail-Programm macht mit diesem Namen bei der Benutzung praktisch ein Login auf dem IMAP-Server, wobei man zur Authentifizierung dann auch das zugehörige Passwort eingeben muss (D.h. am FHI muss hier der Standard-Login benutzt werden).

Die genauen Einstellungen, u.a. Server-Namen und Optionen zur Authentifierung und sicheren Übertragung, sind in den Allgemeinen Informationen nachzulesen.

Zu Beachten:
Generell sollte die INBOX klein gehalten werden um effizient mit dem E-Mail-Client arbeiten zu können. D.h. E-Mail die wichtig sind, sollten in Ordner kopiert werden andere sollten gelöscht werden. Bitte darauf achten, dass wenn gelöscht wird danach auch den Trash zu löschen. Damit wird ein expunge ausgelöst. Erst dann sind die E-Mails auch wirklich erst auf dem Server gelöscht. Dies kann man auch automatisieren (Trash Einstellungen)

Mail am FHI : http://ppbwiki.rz-berlin.mpg.de/Main/MailSystem
IMAP : http://www.isi.edu/in-notes/rfc3501.txt
IMAP : http://www.imap.org/
IMAP : http://de.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol

3.Teil -> Sieve Filter und PureMessage (August 2007)

(Teile des Textes aus http://www.uni-koeln.de/rrzk/mail, Zustimmung dazu von Dr. Haiko Lüpsen, Universität zu Köln )